rutina de planificación

qué es y cómo construir la tuya

TIEMPO DE LECTURA: 7 A 10 MINUTOS

¿Cómo andan gente? Esta tarde de lluvia y fiaca me siento a escribir un pequeño post, un poco más reflexivo, acerca del funcionamiento del bullet journal, y que en éste caso creo que aplica a cualquier método de planificación.

Como no me interesan los tutoriales ni los instructivos, y como sobre todo no creo que haya una sola forma de planificar, lo que voy a hacer es contarles sobre mi experiencia planificando, por qué me sirve y cómo me organizo a lo largo del día para que planificar no ocupe mi tiempo sino que lo potencie.

Qué es una rutina de planificación

Una rutina de planificación es una estructura en la que distribuís las tareas de planificación en períodos regulares: por día, por semana, por mes. Que sea una estructura no impide que sea dinámica, flexible y que se vaya construyendo, incluso complejizando -o simplificando-.

Para que una rutina se convierta en hábito, es importante que sea orgánica, que acompañe tu ritmo de vida, las exigencias de tu día a día, marcadas por tu organización laboral, familiar y también tu productividad personal, cómo se van sintiendo tu cuerpo y tu cerebro a lo largo del día. Quiero decir que, aunque hay que darle tiempo a una rutina, requiere esfuerzo y disciplina, también es un asunto de prueba y error.

Yo creo que la rutina empieza por el día, y que es necesario rever nuestras rutinas matinales -a la hora que ellas sucedan-, revisar qué nos hace mejor y qué es posible, darles solidez, y a continuación incluir en ellas la rutina de planificación.

Por ejemplo, a mí me encantaría hacer meditación, yoga y quizá una pequeña rutina de ejercicios a la mañana, pero entro a trabajar a las 7 am y salgo de casa a las 6. Si quisiera hacer todo eso, me tendría que levantar a las 4.30, para poder incluir una ducha. Y regresando de estudiar a eso de las 10 de la noche algunos días -y luego hay que cocinar, ducharse, armar el día siguiente- eso se vuelve imposible. Entonces, establezco prioridades, dejo la rutina de ejercicios para la tarde y veo qué puedo hacer.

También es importante tener en cuenta que la rutina de planificación se puede distribuir a lo largo del día. Por razones obvias tener en cuenta un momento de planificación al inicio del día puede ser muy práctico para la mayoría de nosotros, pero no es el único momento en que es posible hacerlo, ni el único en el que conviene hacerlo para ser constantes.

Tareas de planificación

Se me ocurren algunas tareas de planificación, que surgen de mi experiencia, pero no son las únicas, y no es necesario que las llames del mismo modo.

  • Planificación propiamente dicha de esta manera llamo a sentarme a anotar citas y eventos. Puede ser diaria, mirando el registro futuro y anotando lo que hay ahí, y luego pensando qué hace falta hacer, o puede ser semanal, mensual y hasta anual. En general lo importante es entrenar la escritura rápida -lo mejor es usar un lenguaje directo y que ayude a la memoria- y hacerlo en un entorno relajado, sobre todo si implica grandes decisiones o si estamos hasta las manos. Infusión a gusto, música agradable, quizá una velita. La planificación tiene que motivarnos, no abrumarnos.
  • Proyección que en realidad para mí significa dos cosas, pero van de la mano. No se hace frecuentemente, y sin embargo tiene que estar en nuestras rutinas. Por un lado, creo que la proyección nos incluye y cada tanto tenemos que proyectarnos, establecer objetivos y deseos, mirarnos dentro de un tiempo. Imaginarnos, más allá de las tablas de horarios que nos limitan, porque si no es muy difícil darle sentido al día a día. No hace falta ni siquiera escribir esto, pero sirve, porque nos lo deja claro y no nos deja hacer trampa. Usá tu próxima página libre para hacerlo. Por otro lado, la proyección implica los grandes proyectos, los proyectos a largo plazo. Yo creo que un gran proyecto dura tres meses, si hace falta más, hay que subdividirlo. Saber armar proyectos es algo difícil pero también es muy personal. En otro post me voy a ocupar de esto.
  • Descripción de tareas, que sería algo así como desarmar tareas complejas o extensas en sus pasos más simples. Lo normal es que en nuestro registro diario o semanal anotemos una gran tarea y después no nos quede claro si lo hicimos o no, porque no lo pudimos completar. Por eso cuando tenemos que ocuparnos de algo complicado, lo mejor es describir las tareas, por lo menos la primera vez que las realizamos. Esto se puede hacer en el mismo registro diario o en una nueva colección en la próxima página libre.
  • Armado de listas para mí esto no es un paso de planificación pero a veces hace falta. Si por ejemplo, tenemos un gran viaje cerca, una lista de equipaje nos puede ayudar. Frente a un gran examen, la lista de la bibliografía para ir marcando lo que vamos leyendo o resumiendo, también. Listas de invitados, de lugares a visitar, de libros que queremos leer. Planificar no es sólo lo obligatorio sino también lo placentero, y todo lo que hay en el medio. Anotar lo que vamos encontrando en internet o que nos recomiendan ayuda a que no se nos llene la memoria de datos confusos y sin clasificar. Esta es una de las razones, pero no la única, por la que conviene andar con nuestro cuaderno encima, y además usarlo.
  • Registro el registro puede y tiene que suceder espontáneamente, y también en algún momento puntual del día. Por ejemplo, cuando realizás una tarea, lo mejor es marcarla en el momento. Si surge una nueva tarea durante el día, lo mismo. También esta bueno registrar datos, frases que nos gusten, algún libro que nos recomiendan, algo importante que tememos olvidar.
  • Evaluación; yo diría que este es un paso importante pero que no necesariamente hace falta escribir. Sin embargo, todos los meses yo anoto qué funcionó y qué no en mi rutina de planificación. Frente a lo que no funcionó, decido si a pesar de eso me voy a esforzar en seguir haciéndolo o definitivamente no va conmigo. Además, pienso qué cosas nuevas quiero intentar.
  • Reflexión; la rutina de planificación es en sí misma un espacio de reflexión. Nos obliga a enfrentarnos frente a lo que no hicimos porque no pudimos o no quisimos hacer. Incluso, nos ayuda a pensar si nos estamos planteando bien nuestras actividades, si nuestras expectativas frente a nuestros hábitos son realistas, si tenemos que mejorar cómo expresamos nuestros objetivos. Mientras que la evaluación evalúa cómo estamos planificando, la reflexión apunta a nuestras tareas y forma de vida.

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Cómo es mi rutina de planificación

Bueno, ahora paso a contarles cómo es mi rutina actual de planificación, que en realidad es muy sencilla.

Diaria

AM: Como tengo muy poco tiempo a la mañana antes de salir de casa, me limito a hacerme un café, hacerme la limpieza de la piel, hidratar, poner mi botellita de agua y mi tupper de frutas en la mochila y salgo. Cuando llego al trabajo, y después de hacer mis tareas del inicio del día -más o menos una hora más tarde-, me hago un té, me siento un rato y reviso mi día. En general ya tengo algunas citas y eventos registrados de cuando armé la semana, agrego las tareas que considero tengo que y puedo realizar ese día, reviso las que no realicé ayer o los días anteriores, para ver si tengo que agregar alguna de esas al día de hoy, y listo.

Durante el día: Voy anotando lo que voy haciendo y a veces agrego alguna tarea, evento o dato.

PM: A la noche termino de marcar las tareas que hice, reprogramo las que no hice si es que puedo acomodarlas en el día de mañana, y sobre todo completo el registro de hábitos. Si tengo alguna actividad o evento importante para mañana, lo anoto desde ahora y me ocupo de tener la mochila lista para las clases del día siguiente.

Semanal

Una vez por semana, los domingos, hago todo un ritual para armar mi semana. Pongo mi programa favorito de la radio, que se llama Brunch y va por la Metro, o bien con novio salimos a buscar algún lugarcito para tomar un cafecito con carbos. Me relajo y regla en mano, armo la estructura de mi semana, reviso la anterior, reviso que sí pude hacer, qué no, establezco prioridades para esta. Me mentalizo de lo más importante, reviso mis tiempos libres y pienso que sí voy a poder hacer y qué no.

Mensual

El fin de semana anterior al final del mes, la mayoría de las veces, armo mi mes. Necesito un poco más de tiempo para eso, elegir el color, evaluar si va a haber algún cambio, probar en algún borrador si hay algo nuevo que quiera hacer. Desde hace dos meses que es muy simple y se mantiene igual, así que no me lleva más de una hora. Es un momento muy lindo y el más creativo de todos, pero a veces también es un poco duro evaluar el mes pasado y ver que no estuve tan bien con los hábitos o que hubo cosas importantes que pospuse demasiado y terminé haciendo a las apuradas a último momento.

Tips para construir la tuya

Como dije, no puedo decir mucho al respecto de cómo tiene que ser una rutina de planificación ni cómo es necesario cumplirla porque me parece importante no crear necesidades. Si vos sentís que estás bien con tu organización diaria o no te molesta colgar tres semanas sin tocar tu bullet journal, está perfecto.

Pero si querés armar tu rutina de planificación y no sabés cómo empezar, una buena idea puede ser que describas cómo es un día ideal para vos, un día en el que hacés todo lo que querés y te organizás como más te gustaría. Una vez que lo tengas planeado, definí en qué momentos son claves para planificar. A la mañana, a la noche, en algún momento de la tarde al volver de trabajar. Depende de vos y de tu forma de vida.

Ahora, te conviene pensar qué cosas o aspectos de tu vida querés planificar. Lo laboral, el estudio, tus hábitos de salud, tu vida familiar, datos sobre tus hijos, un viaje, un evento, tu camino artístico. Todo eso, algunas cosas, qué de todo. No es necesario que toda tu vida esté en tu planner, bullet journal o lo que sea que uses. Sí es importante que definas qué es planificable para vos para poder definir cómo hacerlo.

Por lo mismo, si trabajás en proyectos trimestrales, si sos freelancer, monotributista o trabajás desde tu casa, o si no trabajás pero organizás tu año escolar, el tipo de unidad de tiempo que es central para vos es distinta de la de otra persona. Para mí, la unidad clave es la semana, porque soy docente y estudiante, y las actividades importantes se repiten cada semana. Además, como preceptora, hay tareas que si no hago un día puedo pasarlas para el día siguiente, pero siempre trato sí o sí de sacármelas de encima durante la semana, para no ir acumulando y llegar al viernes “livianita”.  Pero eso depende mucho de tu estilo de vida. Muchas veces el trabajo marca eso.

Y finalmente, como dije más bien al principio, es un asunto de prueba y error. Yo creo que a una rutina hay que tratar de darle el ciclo de un mes para ver si funciona. Si no, tratar de identificar qué pasó. Si era poco realista o si nosotros no le pusimos empeño. Y a partir de ahí, definir cómo seguir.

También es importante entender que no todos los meses o semanas tienen que ser iguales, por eso la rutina además de flexible tiene que ser dinámica. Un mes de vacaciones es distinto a uno laboral, y el mes de lanzamiento de un gran emprendimiento es muy diferente a uno más tranquilo. El tiempo previo a tu boda -¡pronto les estaré hablando de la mía!- seguramente implique un estilo de planificación distinto al de otros momentos de tu vida.

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Bueno, hasta acá mis ideas e intuiciones sobre este tema. Ahora quiero escucharles a ustedes, cuéntenme en los comentarios si tienen una rutina de planificación y cómo es. Les dejo un beso grande y les deseo la mejor de las semanas.

¿Qué piensan de las rutinas de planificación? ¿Tienen una?

¿En qué momento del día organizan sus tareas?

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